Ein Leitfaden von der Planung bis zum Briefkasten des Endverbrauchers
Welche Maßnahmen von der Idee bis zu Verteilung nötig sind, erfahren Sie hier Schritt für Schritt.
Um täglich eine große Anzahl an Werbematerial zur richtigen Zeit in die richtigen Briefkästen zu befördern, bedarf es einer straffen Planung und Organisation.
1. Definition Ihrer Werbeziele, der Zielgruppe, Konzeption und Gestaltung Ihrer Werbemittel
Bevor Sie eine Werbemittelverteilung planen muss Ihr Werbeziel und Ihre Zielgruppe definiert werden, um alle späteren Schritte entsprechend darauf abzustimmen. Sie können sich hierzu unterstützend z.B. folgende Frage stellen:
„Was und wen will ich konkret mit meinem Angebot erreichen?“
Erst nach der Festlegung des Werbeziels und der Zielgruppe sollte Ihr Werbemittel konzipiert und gestaltet werden.
Wir bieten Ihnen bereits hier unsere Dienste an, um Sie von Anfang an zu unterstützen. Diese erste Planungsphase ist sehr wichtig, da Sie bereits hier entscheidende Fehler vermeiden können, die den späteren Erfolg der Werbemittelverteilung beeinflussen.
2. Kundenbriefing und Beratung durch Ihren Kundenberater
Ein detailliertes Briefing an das Zustellunternehmen ist äußerst wichtig. Ihr Briefing an uns sollte folgende Informationen enthalten:
- Möglicher Anliefertermin/gewünschter Verteiltermin
- Verteilgebiet und ggf. Zielgruppe (bei selektiven Verteilungen)
- Verteilauflage, falls diese bereits ermittelt wurde
- Gewicht des Werbemittels
- Gewünschte Verteilmethodik
Nach dem Briefing folgt eine ausführliche Beratung durch Ihren Walter-Kundenberater. Anschließend planen Sie weiter gemeinsam mit uns die Durchführung Ihrer Werbemittelverteilung.
Wir können sehr kurzfristig und flexibel agieren, deshalb kann z.B. Ihre bundesweite Werbemittelverteilung ab dem Kundenbriefing innerhalb von 10 Tagen organisiert werden. Kleinere Verteilungen können Sie bis 5 Tage vor dem gewünschten Zustelltermin in Auftrag geben.
3. Ermittlung Ihrer Verteilgebiete und Ihrer Verteilauflage - inkl. Preisangebot
In der Praxis gibt es zwei Wege, um die Auflage für die Verteilung festzulegen. Sie können anhand eines vorgegebenen Budgets bereits vor der Ausarbeitung der Verteilgebiete die Auflage festlegen. Das gewünschte Gebiet wird dann von uns entsprechend der zur Verfügung stehenden Verteilauflage ermittelt.
Die zweite Möglichkeit besteht darin, gemeinsam mit Haushaltwerbung Walter die Verteilgebiete vorab festzulegen und anhand der Haushaltzahlen innerhalb des Gebietes dementsprechend die zu druckende Auflage zu errechnen.
Sie können auf Wusch Ihr Verteilgebiet kartografisch dargestellt, entweder in Form einer ausgedruckten Karte oder als digitale Karte, erhalten. Fragen Sie uns nach unseren Möglichkeiten, Ihr Verteilgebiet darzustellen.
Der Zeitaufwand für die Erarbeitung der Verteilgebiete und Ermittlung der Verteilauflage richtet sich nach der Art und dem Umfang der Verteilgebiete. In der Regel werden aber max. 5 Tage benötigt.
Die Kosten für die Streuung hängen zum einen vom Gewicht Ihres Werbemittels ab, zum anderen von der Struktur des gewünschten Verteilgebietes, Verteilzeitpunkt und der Verteilmethodik. Die Kosten-Leistungs-Relation der Haushaltwerbung liegt jedoch deutlich unter der von anderen Kommunikationsmaßnahmen.
Sie erhalten von uns zu Ihrer Anfrage immer ein detailliertes, schriftliches Angebot.
4. Auftragserteilung, Druck und Transport Ihrer Werbemittel
Bei der Auftragserteilung ist es wichtig, dass alle relevanten Informationen schriftlich festgehalten werden, damit der Einsatz der Haushaltwerbung zum gewünschten Erfolg führt. Dies erfolgt durch die schriftliche Auftragsbestätigung, die Sie von Haushaltwerbung Walter immer erhalten, gleich ob Ihre Auftragserteilung schriftlich oder mündlich erfolgt. Zu den Auftragsinhalten gehören in jedem Fall nachfolgend aufgeführte Punkte:
- Verteilauflage
- Anliefertermin/Anlieferadresse(n)
- Verteilgebiet und ggf. Zielgruppe (bei selektiven Verteilungen)
- Gewicht des Werbemittels
- Vereinbarte Zahlungskonditionen
- Verteilpreis
- Verteilmethodik
- Mögliche, vereinbarte Mehrwertpakete (z.B. Service-Hotline)
Nachdem Sie uns den Auftrag erteilt haben, müssen Sie für den rechtzeitigen Druck inklusive Bündelung und Verpackung der Werbemittel sorgen.
Die Druckerei erhält von Ihnen die Anlieferadresse(n) inkl. der Teilauflagen für die jeweilige Adresse (wichtig bei mehreren Anlieferadressen), die Ihnen mit der Auftragsbestätigung mitgeteilt wurden. Das Werbematerial muss in der Regel kostenfrei und zu gleichmäßigen Stückzahlen gebündelt (kreuzverschnürt) spätestens 3 Werktage vor Verteilbeginn bei der(n) vorgegebenen Anlieferadresse(n) angeliefert werden. Hierzu können Sie selbst eine Spedition beauftragen oder aber Sie übergeben uns den Transport, so dass wir für Sie die Transportabwicklung übernehmen. Fragen Sie hierzu ein gesondertes Angebot ab.
Der Anliefertermin muss unbedingt eingehalten werden, da wir diesen Zeitraum benötigen, um die Werbemittel zu kommissionieren und an die einzelnen eingesetzten Verteiler auszufahren.
5. Ihre Werbemittel werden verteilt und die Qualität der Verteilung überwacht
Die Verteilung kann je nach Auflage und Anzahl der Verteilgebiete innerhalb von ein bis drei Tagen abgeschlossen werden. Es werden die erreichbaren Privathaushalte im vereinbarten Verteilgebiet durch Standortverteiler oder mobile Gruppen beliefert.
Bereits während der Verteilung werden von unabhängigen, geschulten Kontrolleuren Stichprobenkontrollen in Form von Sicht– bzw. Befragungskontrollen durchgeführt, um mögliche Unregelmäßigkeiten sofort zu erkennen und abzustellen.
Im Zuge der Erfolgskontrolle unmittelbar nach Ihrer Verteilung wird geprüft, inwieweit die Verteilziele erreicht wurden.
Diese Prüfung kann z.B. durch eine gemeinsame Kontrolle mit uns erfolgen.
Das heißt, Sie begleiten den Kontrolleur und können sich selbst ein Bild über die Qualität der Verteilung machen.
Eine weitere Möglichkeit bieten Telefonkontrollen über ein Call-Center. Hier können Sie neben dem Erhalt des Prospektes noch zusätzliche wichtige Aspekte, wie z.B. ob der Kunde das Produkt kaufen wird, abfragen. Hierzu können Sie ebenfalls ein gesondertes Angebot bei uns abfragen. Die Erkenntnisse der Erfolgskontrolle können dann bei künftigen Verteilaktionen als Information einfließen.
Es können innerhalb des Walter-Qualitätsmanagements viele zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Fragen Sie danach!
6. Ergebnisdarstellung der Erfolgskontrolle
Bei der Darstellung der Ergebnisse aus der Werbemittelerfolgskontrolle gibt es mehrere Möglichkeiten, z.B.:
- in Form eines Kontrollberichts (bei Sicht- und Befragungskontrollen vor Ort)
- in Listenform und als Grafik bei Telefonkontrollen
- geografische Darstellung der Ergebnisse in einer Karte bei z.B. Responseauswertungen
Fragen Sie Ihren Kundenberater! Dieser wird die geeignete Darstellungsform mit Ihnen besprechen und auswählen.
